Mô tả công việc chi tiết và Trách nhiệm:
1. Quản lý NCC (tìm kiếm, chọn lựa, đàm phán, đánh giá nhà cung cấp )
• Hiểu về các KPIs đối với NCC để theo dõi và đánh giá NCC.C5
• Hiểu các nội dung cơ bản của hợp đồng mua hàng: Điều khoản giá cả, thời gian giao hàng, bảo hành, đổi trả; Các ràng buộc pháp lý (hủy đơn, bồi thường thiệt hại…); Quy định về tranh chấp hợp đồng.
• Hiểu về cơ cấu chương trình khuyến mãi của NCC: Chiết khấu theo số lượng (Volume Discount); Hỗ trợ chi phí vận chuyển hoặc lưu kho; Chính sách trả hàng hoặc bồi thường khi có lỗi; Chương trình tặng kèm hoặc hỗ trợ khác…
• Hiểu về điều kiện thương mại trong hợp đồng liên quan đến chương trình khuyến mãi: Thời gian áp dụng giá khuyến mãi; Điều kiện thanh toán ưu đãi; Chính sách trả hàng, bảo hành hoặc đổi hàng.
• Biết cách theo dõi và tập hợp báo giá từ NCC: Hiểu về quy trình chào giá và các thành phần trong báo giá; Giá sản phẩm; Phí vận chuyển; Thuế, phí hải quan; Chi phí phụ phát sinh (nếu có).
• Nắm rõ quy trình yêu cầu báo giá: Gửi RFQ cho nhiều NCC; Đặt ra tiêu chí đánh giá báo giá (giá cả, thời gian giao hàng, chất lượng); So sánh và đối chiếu các điều kiện trong báo giá.
• Nắm vững các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp: Năng lực sản xuất, cung ứng; Uy tín và khả năng duy trì chất lượng; Chính sách thanh toán và hậu mãi…
• Nắm rõ quy trình tìm kiếm NCC mới: Khảo sát thị trường; Liên hệ với NCC; Thu thập thông tin và hồ sơ năng lực từ NCC.
• Biết cách Đánh giá rủi ro khi hợp tác với NCC mới: Rủi ro về tài chính; Rủi ro về chất lượng và tiến độ; Rủi ro về pháp lý và thương mại
2. Quản lý hệ thống NAV & lưu trữ hồ sơ & xây dựng quy trình:
• Nắm rõ các chứng từ mua hàng: Hợp đồng mua bán; Giấy chứng nhận (VSATTP, CO, CQ, ISO…); Hóa đơn, biên lai, giấy giao nhận hàng; Chứng từ nhập khẩu (nếu có)….
• Nắm vững các quy định pháp lý liên quan đến lưu trữ chứng từ mua hàng.
• Nắm rõ danh mục vật tư của công ty: Tên sản phẩm, mã sản phẩm, NCC cung cấp; Định mức tồn kho tối thiểu – tối đa; Thời gian giao hàng của từng loại vật tư…
• Có kiến thức để phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến nguồn cung và giá cả (thời gian, thời vụ, đơn hàng lớn…).
• Nắm rõ quy trình tạo và duyệt PO trong hệ thống; Quy trình kiểm tra và đối chiếu PO với các chứng từ khác (hợp đồng, hóa đơn…).
• Hiểu rõ quy Trình Theo dõi đơn hàng từ lúc đặt hàng đến khi giao nhận.
• Hiểu về các yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ đơn hàng: Lịch sản xuất của NCC; Thời gian vận chuyển; Các vấn đề hải quan hoặc pháp lý (nếu có)…
3. Mua hàng nước ngoài và logistic nhập khẩu:
• Nắm rõ quy trình nhập khẩu từ lúc đặt hàng đến khi nhận hàng: Ký hợp đồng ngoại thương; Mở tờ khai hải quan; Thực hiện thanh toán quốc tế; Theo dõi tiến độ vận chuyển và thông quan hàng hóa…
• Hiểu về các thủ tục hải quan: Phân loại mã HS; Thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế môi trường (nếu có); Chính sách nhập khẩu và hạn ngạch đối với ngành hàng.
• Kiến thức về các hiệp định Thương mại và ưu đãi thuế quan.
• Hiểu rõ tính chính xác của các loại chứng từ nhập khẩu: Invoice – Hóa đơn thương mại; Packing List – Danh sách đóng gói; C/O – Giấy chứng nhận xuất xứ; B/L (Bill of Lading); Tờ khai hải quan; Kiểm dịch, giấy chứng nhận VSATTP (nếu cần).
• Kiến thức về cước phí vận chuyển và các yếu tố ảnh hưởng: Phụ phí mùa cao điểm; Chi phí xếp dỡ, bốc dỡ tại cảng; Phụ phí nhiên liệu….
• Nắm rõ quy trình phối hợp với forwarder: Booking chỗ trên tàu/máy bay; Theo dõi thời gian khởi hành và cập nhật tiến độ; Đảm bảo hoàn tất thủ tục hải quan trước khi hàng về…
4. Thu thập, tổng hợp, xử lý, thống kê & phân tích thông tin thị trường, kỹ thuật của vật tư:
• Biết cách phân tích dựa trên các dữ liệu liên quan đến: Đơn đặt hàng (PO); Danh mục vật tư; Tiến độ giao hàng; Chi phí mua hàng và chi phí phát sinh; Hiệu suất của nhà cung cấp (OTIF, thời gian giao hàng, chất lượng)…
• Thành thạo Excel (Pivot Table, VLOOKUP, HLOOKUP hoặc Power Query).
• Nắm rõ các danh mục vật tư bao gồm: Mã vật tư (SKU); Đơn vị tính (Unit); Định mức tồn kho tối thiểu – tối đa; Thời gian giao hàng của từng NCC…; loại vật tư và nguyên phụ liệu; Bao bì và nhãn mác…
• Có khả năng phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến danh mục vật tư: Xu hướng thị trường (thay đổi về giá và nguồn cung); Thay đổi về nhu cầu sản xuất và đơn hàng; Chính sách quản lý tồn kho (FIFO, LIFO)…
• Nắm rõ quy trình nhập kho và kiểm tra chất lượng: Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa khi nhận hàng; Lập biên bản khi phát hiện lỗi hoặc sai sót trong hàng hóa; Quy trình xử lý khi NCC giao hàng không đúng thỏa thuận…
• Hiểu về quy Trình vận chuyển và lưu kho.
5. Phối hợp liên phòng ban & phối hợp với NCC:
• Hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của từng bộ phận liên quan đến việc mua hàng: Project – Yêu cầu về nguyên vật liệu, thiết bị, máy móc, dịch vụ cho các dự án mới; FnB – Yêu cầu về nguyên liệu thực phẩm, bao bì, dụng cụ bếp…; OPS (Operations) – Đảm bảo hàng hóa, vật tư phục vụ hoạt động hàng ngày…; Marketing – Yêu cầu về vật phẩm quảng cáo, POSM, ấn phẩm thương hiệu…; Technical – Yêu cầu về thiết bị, bảo trì, lắp đặt máy móc…
• Nắm rõ quy trình mua hàng nội bộ: Quy trình mua hàng; Quy trình phê duyệt đơn hàng; Quy trình xử lý công nợ và thanh toán…
• Hiểu rõ các bước từ khi nhận yêu cầu mua sắm đến khi phát hành PO cho NCC.
• Hiểu rõ các bước từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng tại kho, bao gồm vận chuyển, kiểm tra và nhập kho.
• Nắm vững các bước từ khi nhận hóa đơn, kiểm tra, phê duyệt đến khi thực hiện thanh toán cho NCC.
• Nắm vững các điều kiện về thời hạn thanh toán, Chiết khấu thanh toán sớm, phạt chậm thanh toán.
6. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp

Trình độ học vấn, chuyên môn và Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc:
• Trình độ: Đại học.
• Chuyên môn: Quản lý chuỗi cung ứng và Logistics, Kinh doanh quốc tế, Thương mại quốc tế, hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Kinh nghiệm làm việc: tối thiểu 2 năm, từng làm việc ở vị trí Mua hàng, hoặc các vị trí liên quan tới Quản trị Chuỗi Cung ứng.
Kỹ năng:
• Microsoft Office (Word, Excel, Power point). Khả năng sử dụng thành thạo Excel là bắt buộc.
• Sử dụng các phần mềm SQL, Power BI, Power Automate là một lợi thế.
• Kỹ năng làm việc nhóm.
• Khả năng xử lý công việc độc lập.
• Khả năng chịu trách nhiệm cho công việc được đảm nhiệm.
• Kỹ năng giao tiếp nội bộ và giao tiếp với các NCC.
• Tiếng Anh giao tiếp.
• Ngôn ngữ thứ 3 là một lợi thế.